Workshop Finanzbuchhaltung: Buchungen eines Tages

Als Variante des Buchungsprotokolls können Sie auch ein Sitzungsprotokoll ausdrucken. Über das Sitzungsprotokoll können Sie alle an einem bestimmten Tag erfaßten Buchungen drucken (auch wenn diese verschiedenen Buchungsperioden angehören). Sie finden diese Funktion im Modul "Finanzbuchhaltung" über .

Workshop Jahreswechsel VI: Historische OP-Liste

Über die stichtagsbezogene OP-Liste können die Offenen Posten zu einem beliebigen Stichtag mit den Stichtagswerten ausgedruckt werden. Sie finden die Funktion "OP-Liste zum Stichtg" im Modul "Finanzbuchhaltung" über im Eingabefeld "Druckauswahl".

Workshop Jahreswechsel V: Kontenblattdruck mit laufendem Saldo

Im PC-Kaufmann gibt es eine Formularvariante für den Druck des Kontenblattes, die den laufenden Saldo mit ausweist. Stellen Sie hierzu bitte vor dem Druck der Kontenblätter im Druckmenü im Eingabefeld "Formularvariante" die Variante "Kontenblatt mit lfd. Saldo" ein.

Workshop: Einstellungen in der Finanzbuchhaltung

Welche Auswirkung hat die Einstellung der Steuer (incl. / excl.) in der Buchungsmaske?

Die Einstellung "incl. Steuer" oder "excl.Steuer" in der der Finanzbuchhaltung hat keinerlei Einfluß auf die Buchung als solche. Grundsätzlich wird der Betrag immer brutto eingegeben und die Steuer wird entsprechend dem Steuerschlüssel verbucht. Ein Unterschied ist hierbei nur in der Anzeige in der Buchungsmaske. Wird "excl.Steuer" eingestellt, wird im Gegenkonto der Betrag netto dargestellt und der Steuerbetrag angezeigt. Bei "incl.Steuer" erfolgt die Anzeige des Betrages im Gegenkonto inklusive Steuer, also brutto und der Steuerbetrag wird angezeigt. Die Buchung erfolgt aber unabhängig von dieser Anzeige IMMER gleich. Eine Umstellung der Standardeinstellung "excl.Steuer" in "incl.Steuer" wird nur erforderlich, wenn entweder eine Splittbuchung durchgeführt werden soll, oder der Steuerschlüssel eines Kontos manuell während der Buchung geändert wird. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang aber, daß der Steuerschlüssel nur bei Vorsteuerbuchungen manuell geändert werden sollte, da dies auf der Umsatzsteuerseite zwangsläufig zu Differenzen in der UVA führen würde.

Workshop Jahreswechsel IV: Offene Posten zusammenfassen

Wie werden Offene Posten zusammengefaßt?

Mit der Funktion in der Finanzbuchhaltung haben Sie die Möglichkeit, mehrere Offene Posten eines Personenkontos zu einem OP zusammenzuführen. Die alten OPs werden gelöscht und in die Historie des neuen OP übernommen. Beim Anklicken der Funktion wird der Umbuchungsassistent aktiviert, der Sie durch die einzelnen Schritte, die für die Umbuchung von OPs Posten nötig sind, führt. Danach können Sie unter ein OP-Umbuchungsjournal ausdrucken, das Ihnen die Historie der Umbuchung auflistet.

Workshop Formulardesign Teil 6: Auftragsnummer

Wie kann die Auftragsnummer auf einer Rechnung mit ausgedruckt werden?

Um die Auftragsnummer, die Sie in den Kopfdaten hinterlegen können, ausgedruckt zu bekommen, gehen Sie bitte über „Extras / Formulargestalter / Abf Vorgänge / Abf Vorgang“. Hier gehen Sie im entsprechenden Formular in den Block „Erster Kopf“ oder „Vorgangsinfo“ und fügen die Blockfelder „Ihr Auftrag“ und „vom“ ein. Bitte beachten Sie, daß Sie jeweils noch ein Textfeld mit der Inhaltsbeschreibung der Blockfelder (z.B.: „Ihre Auftragsnummer“ und „vom“) einfügen. Diese Änderungen nehmen Sie bitte auch im Block „Erster Kopf Auftrag“ bzw. „Vorgangsinfo Auftrag“ vor.

Workshop: Buchungen aus dem Kassenbuch

Das Kassenkonto kann im Modul Finanzbuchhaltung nicht bebucht werden - Warum?

Wird im Programm ein neues Kassenbuch angelegt, bekommt das hinterlegte Kassenkonto automatisch eine Buchungssperre. Die Buchungssperre hat zur Folge, daß dieses Konto nicht mehr manuell im Modul Finanzbuchhaltung bebucht werden kann. Die Buchungssperre kann allerdings wieder wie folgt deaktiviert werden: Gehen Sie bitte über in den Sachkontenstamm. Öffnen Sie hier bitte das Kassenkonto zur Bearbeitung. Deaktivieren Sie jetzt die Option "Buchungssperre" und speichern Sie Ihre Änderungen ab. Anschließend kann das Kassenkonto wieder über die Finanzbuchhaltung angesprochen werden.

Formularanpassung

Probleme mit dem Reportdesigner und trotzdem professionelle Formulare?

Vom Angebote über Auftrag, Lieferschein zur Rechnung - ich passe Eure Formulare entsprechend den individuellen Anforderungen an. Bilder, bestimmte Schriftarten, Sonderwünsche?

Bei Interesse mailt mich einfach an.

Workshop Jahreswechsel III: Falsche Buchungen

Buchungen wurden versehentlich in die falsche Periode gebucht. Was ist zu tun?

Diese Buchungen können nur einzeln im Modul "Finanzbuchhaltung" über gelöscht und in die korrekte Periode neu eingebucht werden. Klicken Sie zum Löschen bitte mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Buchung und wählen dann aus dem Kontextmenü die Option "Löschen" aus. Um solche Falschbuchungen in Zukunft zu verhindert, aktivieren Sie bitte über auf der Karteikarte "Allgemein" die Option "Warnung, wenn Belegdatum außerhalb der aktuellen Buchungsperiode".

Workshop Jahreswechsel II: Saldenübernahme

Bei der Saldenübernahme im Abschlußassistenten werden Bilanzkonten nicht in das neue Jahr übernommen. Warum?

Bei der Saldenübernahme werden nur Bilanz- und Finanzkonten automatisch vorgetragen, wenn diese nicht als Systemkonto markiert sind. Gehen Sie bitte im Modul "Finanzbuchhaltung" über in den Sachkontenstamm und öffnen Sie das nicht vorgetragene Bilanzkonto zur Bearbeitung. Prüfen Sie hier, ob die Option "Systemkonto" aktiviert ist. Deaktivieren Sie diese Option und starten Sie dann die Saldenübernahme im Abschlußassitenten erneut.

Workshop: Wie buche ich ...?

Wie können aus der Auftragsbearbeitung unterschiedliche Erlöskonten automatisch bebucht werden?

In den Artikelstammdaten (im Feld Buchhaltung) wird jedem Artikel eine bestimmte Erlösgruppe zugeordnet. Diese Erlösgruppe bestimmt, auf welches Erlöskonto die Umsätze eines Artikels gebucht werden, denn jeder Erlösgruppe ist ein eigenes Sachkonto zugeordnet. Sobald eine dieser Erlösgruppen z.B. durch endgültiges Ausdrucken und buchen einer Rechnung in der Auftragsbearbeitung angesprochen wird, wird vom Programm automatisch das entsprechende Sachkonto angelegt.Die Erlösgruppen werden im Bereich der Auftragsbearbeitung unter Stammdaten/Grundlagen/Erlösgruppen verwaltet/angelegt. Sollten Sie mehr als 10 Erlösgruppen benötigen, müssen in der Funktion Stammdaten/Grundlagen/ABF-Konstanten/Preise im Feld "Erlösgruppe in Kontenaufbau", entsprechende Änderungen vorgenommen werden. Der Aufbau der Erlöskontennummern hängt ab von der Kontenklasse "Ertragskonten" Ihres Kontenrahmens, dem Umsatzsteuerschlüssel und der Erlösgruppe für den einzelnen Artikel. ACHTUNG: Der Aufbau sollte nur einmal bei Beginn mit einem Mandanten geändert werden, da es bei nachträglicher Änderung zu Problemen mit den vorhandenen Konten kommen kann !

Workshop: Wie buche ich ...?

Skonto wird auf das steuerfreie Skontokonto gebucht - warum?

Beim Buchen einer Zahlung mit Skonto kann die Steuer nur dann korrekt zurückgerechnet werden, wenn der offene Posten die entsprechende Steuerinformation enthält. Das heißt, beim Buchen einer Zahlung auf einen offenen Posten, der mit dem Geschäftsvorfall "Rechnungseingang" oder "Rechnungsausgang" und gegen ein Konto mit Steuer eingebucht wurde, erfolgt auch die Rückrechnung der Steuer für den Skontobetrag. Beim Buchen von Zahlungen auf einen Saldovortrag (der keine Steuerinformation enthält), gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Buchen Sie zuerst mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall nur den Zahlbetrag gegen den offenen Posten. Wählen Sie dann den Geschäftsvorfall "Ausgleich Skonto Debitor" bzw. "Ausgleich Skonto Kreditor" und buchen Sie nun den Rest-OP aus, indem Sie den Skontobetrag einsetzen und als Gegenkonto das Skontokonto wählen.

Bloghinweis: ACT! - die CRM Welt

Neuer interessanter Blog zu ACT! sowie der Integration zum PC-Kaufmann:

http://www.act-hilfe.blogspot.com/

Schaut einfach mal vorbei!

Workshop: Wie buche ich ...?

Anzahlungen

Erhalten Sie eine zu versteuernde Anzahlung, zu der noch kein Rechnungsausgang vorliegt, buchen Sie diese Anzahlung mit dem Geschäftsvorfall "Allgemeine Buchung mit USt." => Bank an erhaltene Anzahlungen, voller Steuersatz. Der Umsatzsteuerbetrag wird dabei automatisch gebucht. Sobald Sie die Rechnung erstellen, buchen Sie wie üblich mit dem Geschäftsvorfall "Rechnungsausgang" den vollen Rechnungsbetrag => Debitor an Erlöse, Voller Steuersatz. Auch hier wird der Steuersatz automatisch gebucht. Um nun die erhaltene Anzahlung sowie die bereits gebuchte Steuer entsprechend anzurechnen, buchen Sie mit dem Geschäftsvorfall "SD/Ausgleich Skonto/VZ Debitor" die Anzahlung um. Hierbei wird der Offene Posten, der durch den Rechnungsausgang entstand, um die bereits erfolgte Anzahlung verringert.

Update PC-Kaufmann 2008: Formulare

Ich werde häufig gefragt, ob ein Update der Vorversion sicher durchgeführt werden kann?
Ja - das wird selbstverständlich auch getestet und verläuft einwandfrei. Aber, es sollte vor einem Update immer auch eine Datensicherung erstellt werden. Hierbei ist ganz wichtig nicht nur den Mandanten zu sichern, sondern auch die Formulardateien. Diese liegen im Data Verzeichnis und haben die Endung *.frm.

Warum müssen die Formulardateien gesichert werden, eigene Dateien dürfe doch nicht einfach überschrieben werden?
Das ist richtig, aber es gibt für den PC-Kaufmann zwei Arten von Formularen: die Originalformulare und die eigenen Formulare. Sehr häufig werden Änderungen vom Anwender an den Originalformularvarianten vorgenommen. Diese Varianten werden aber u.U. bei einem Update ersetzt, da z.B. neue Felder eingefügt werden müssen (aufgrund von gesetzlichen Änderungen). Wurden also individuelle Anpassungen an den Originalvorlagen vorgenommen, werden diese nach einem Update verloren sein. In diesem Fall hilft dann nur das Einspielen der Formulardateien aus der Datensicherung.

Folgende Formulardateien sind zu unterscheiden:

• Formular.frm
• Diese Datei enthält alle Originalformulare, sowie alle eigenen Formularvarianten, wenn diese nicht manandantenspezifisch angelegt wurden.
  
• Beispiel.frm
• Diese Datei enthält alle mandantenspezifischen Vorlagen des Beispielmandanten.
  
• Mandantenname.frm
• Diese Datei enthält alle mandantenspezifischen Vorlagen des eigenen Mandanten, wenn diese auch mandantenspezifisch angelegt wurden.
  

Buchführungsgrenze - Höhe und die Folgen

Lag der Gewinn im Jahr 2006 zwischen 30.000 und 50.000 Euro?

Dann wurden Sie vielleicht auch vom Finanzamt aufgefordert, für das Jahr 2007 statt einer EÜR eine Bilanz zu erstellen. Das ist jedoch nicht erforderlich! Unternehmer mit Einkünften aus Gewerbebetrieb werden bisher ab einem Gewinn von 30.000 Euro buchführungspflichtig und müssen zur Bilanzierung übergehen.

Mit dem „Zweiten Mittelstandsentlastungsgesetz“ wurde diese Grenze auf 50.000 Euro angehoben. Damit können in Zukunft weit mehr Selbstständige ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Vorteil: Eine EÜR kann selbst erstellt werden und auch beim Steuerberater kostet sie weniger als eine Bilanz. Laut Gesetz gilt die neue Grenze erst ab dem Gewinn des Jahres 2008. Dank einer Übergangsregelung profitieren jedoch bisher nicht buchführungspflichtige Unternehmer von der höheren Grenze sofort (§ 19 Abs. 6 EG-AO). Ergibt sich aus dem Steuerbescheid 2006, dass der Gewinn zwar über 30.000 Euro, jedoch unter 50.000 Euro liegt, darf das Finanzamt keine Mitteilung über den Beginn der Buchführungspflicht machen. Das spricht sich bei den Finanzämtern jedoch nur langsam rum.

Nicht so klar ist die zeitliche Anwendung bei Selbstständigen, die bisher bilanziert haben und deren Gewinn 2006 unter 50.000 Euro liegt. Nach dem Gesetzeswortlaut muss dann wohl für 2007 noch eine Bilanz abgegeben werden.

Workshop Jahreswechsel I: USt Sonderzahlungen

Wie werden Umsatzsteuersonderzahlungen / -vorauszahlungen gebucht?

In das Konto "Umsatzsteuer Vorauszahlung 1/11" muß das USt-Auswertungskennzeichen 39 eingetragen werden. Nun wird die Sonderzahlung in einem beliebigen Monat auf das Konto "Umsatzsteuer Vorauszahlung" gebucht. Erst im Dezember wird von diesem Konto auf das 1/11-Konto umgebucht, der Wert erscheint dann in der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres.

CRM: Kundenbeziehungen pflegen?

Was ist CRM?

CRM steht für die englischen Worte: „Customer – Relationship - Management“ auf Deutsch Kunden-Beziehungs–Management. Das Ziel von CRM ist es Kundenbeziehungen aktiv zu gestalten und profitable Kunden zu binden. Dabei soll die Kundenbeziehung nicht einseitig, sondern zur beiderseitigen Nutzenoptimierung beitragen.

Jedem ist bekannt, dass hohe Kundenloyalität und daraus resultierende Wiederholungsgeschäfte zu höherer Profitabilität führen. Dieser Sachverhalt lässt sich relativ einfach begründen, denn bei Wiederholungskäufen kennt der Kunde Unternehmen und Produkte und kann weniger kostenintensiv sensibilisiert und überzeugt werden. Häufig gestalten sich Kundenbeziehungen erst nach einigen Jahren durch Wiederholungskäufe profitabel. Erst dann kommen alle Vorteile zufriedener Kunden, wie geringere Preissensibilität, Umsatzwachstum durch Vertrauenszuwachs, Weiterempfehlungen und damit verbundene Marketingeinsparungen zur Geltung.

In einem ERP-System wird CRM zumeist über ein Extra-Programm betrieben bzw. verwaltet. Ein CRM-System ist aber keine Einzellösung, sondern fester Teil des Gesamtsystems. Es arbeitet über Anbindungen mit der ERP-Anwendungen zusammen.

Ein Beispiel für ein CRM-System ist ACT!.
Diese Software hilft Geschäftsbeziehungen zu organisieren und zu verbessern: Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern wird automatisiert und protokolliert, die Termine werden professionell koordiniert. ACT! lässt sich als Lösung für Einzelanwender genauso gut einsetzen wie für Arbeitsgruppen. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, ACT! mit dem PC-Kaufmann zu kombinieren: Über optimierte Schnittstellen wird ACT! problemlos integriert und vorhandenen Geschäftsdaten können für das Kundenmanagement jederzeit genutzt werden.

Unterschied zwischen Bilanzierung und Einnahme- / Überschussrechnung

Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird der Gewinn durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ermittelt:

Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust.

Grundsätzlich zählt für die Zuordnung zu einem bestimmten Kalenderjahr der Zeitpunkt, wann die Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben abgeflossen sind. Die Anschaffungskosten der längerfristig nutzbaren Anlagegüter (z.B. Einrichtung, Pkw, ...) sind verteilt auf die Gesamtnutzungsdauer des jeweiligen Anlageguts in jährlichen Abschreibungsbeträgen als Betriebsausgabe abziehbar. Eine Inventur ist nicht erforderlich. Diese Art der Gewinnermittlung empfiehlt sich insbesondere für kleinere Unternehmen, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind.


Bilanzierung - Buchführungspflicht
Die Bilanzierung ist die aufwendigere Methode zur Ermittlung des betrieblichen Erfolges.

Insbesondere müssen hier die Forderungen an Käufer und die Verbindlichkeiten gegenüber von Lieferanten in die Ermittlung des Gewinns mit einbezogen werden. Weiterhin ist eine Inventur notwendig, da die Warenbestände zum Stichtag genau bestimmt werden müssen. Zum Jahresende ist jeweils eine Bilanz (Gegenüberstellung von Vermögensgegenständen und Schulden) und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen.

PC-Kaufmann
Der PC-Kaufmann unterstützt beide Gewinnermittlungsarten mit amtlichen Vordrucken.

Frohe Weihnachten mit dem Turbo Lister

Der PC-Kaufmann arbeitet optimal mit dem Turbo Lister für die Auktionserstellung zusammen. Jetzt bringt der Turbo Lister Feststimmung in die Angebote. Angebote können ab sofort in einem weihnachtlichen Rahmen präsentiert werden. Fünf Motive stehen bereit. Viel Spaß und Erfolg beim Weihnachtsverkauf!

Weihnachtsvorlagen