Montag, 3. Mai 2010

Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung

Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung

1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?

Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung aufgrund gesetzlichen Neureglungen (Steuersenkungsgesetz) das Recht eingeräumt, mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems die Buchhaltungsdaten des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.


2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)?“

Sie beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff.


3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?

Unmittelbarer Datenzugriff: beinhaltet den „Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten. Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlichen relevanten Daten.
PC-Kaufmann: Um den unmittelbaren Datenzugriff zu gewährleisten, bietet der PC-Kaufmann die Möglichkeit der Anlage von verschiedenen Teilnehmerrechten (Verwaltungsebene: ). Sie können für eine evtl. Prüfung einen Teilnehmer „Prüfer“ mit einschränkenden Rechten anlegen.

Mittelbarer Datenzugriff: müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur Lesezugriff durchführen zu können.
PC-Kaufmann: Um den mittelbaren Datenzugriff zu gewährleisten, bietet der PC-Kaufmann alle steuerliche relevanten Auswertungen unabhängig von einem evtl. Jahresabschluss. Die Auswertungen können jederzeit erstellt werden und dem Prüfer, der die notwendigen Teilnehmerrechte eingeräumt bekommen hat, angezeigt werden (siehe unmittelbarer Zugriff).

Datenträgerüberlassung: sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zu Auswertung der Daten notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.
Entscheidet sich der Prüfer für eine Datenanalyse mit Hilfe dienstlich bereitgestellter Prüfsoftware (IDEA), müssen die dazu erforderlichen steuerlich relevanten Daten vom Unternehmen auf einem maschinell lesbaren Datenträger bereit gestellt werden.
PC-Kaufmann: Um die Datenträgerüberlassung zu gewährleisten, können Sie im PC-Kaufmann die notwendigen Daten auf der Verwaltungsebene exportieren. Beim erweiterten Datenexport (Verwaltungsebene: ) werden die Daten in maschinell auswertbarer Form (die von IDEA vorgegeben wurde) exportiert.

4. Wie definiert die Finanzverwaltung „ steuerlich relevante Daten“?

Es gibt keine „allgemeingültige Definition“ . Je nach Einzelfall können Daten bei einem Steuerpflichtigen von steuerlicher Bedeutung sein und bei einem anderem nicht. Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Nach den „GDPdU“ ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen. Gibt es bei dieser Abgrenzung

Meinungsverschiedenheiten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Folgerungen zu ziehen ist.

5. Prüfsoftware der Finanzverwaltung

Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff dürfen einzig die auf den DV-Systemen des Unternehmens zu Prüfungsbeginn bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden.

Beim Datenzugriff in Form der Datenträgerüberlassung bedient sich die Finanzverwaltung bundeseinheitlich der frei auf dem Markt verfügbaren und bei Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verbreiteten Prüfsoftware „IDEA“.

Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der „GDPdU“:

. ASCII feste Länge
. ASCII Delimited (einschließlich Kommagetrennter Werte)
. Excel (EBCDIC feste Länge
. Access (auch ältere Versionen)
. ASCII - Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc)
. Import durch die ODBC – Schnittstelle

Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.

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